Denetim örneklemesi nasıl yapılır? Yöntem ve örnek

Denetim örneklemesi nedir?

Örnekleme riski, seçilen örneğin popülasyonu temsil etmemesi nedeniyle denetçinin yanlış sonuca ulaşma olasılığıdır. Bu risk sıfırlanamaz; uygun tasarım, seçim ve değerlendirmeyle kabul edilebilir düzeye indirilir.

İstatistiksel ve istatistiksel olmayan yaklaşımların ikisi de profesyonel muhakeme gerektirir. “Sistem 25 örnek önerdi” açıklaması tek başına yeterli değildir; test amacı, kontrol sıklığı, beklenen sapma, risk ve popülasyon özellikleri dikkate alınmalıdır.

Önce doğru popülasyonu kurun

Yanlış popülasyondan kusursuz örnek seçmek yine yanlış sonuç üretir. Popülasyon, denetim amacına uygun bütün öğeleri ve doğru dönemi kapsamalıdır.

• Tamlık: Kayıtların eksiksiz olduğuna dair kaynak ve mutabakat var mı?
• Uygunluk: Popülasyon test edilen iddiaya cevap veriyor mu?
• Dönem: Kontrol sıklığını ve değişiklikleri yansıtacak tarih aralığı seçildi mi?
• Tekillik: Mükerrer veya iptal edilmiş kayıtlar nasıl ele alındı?
• Alan kalitesi: Seçim ve değerlendirme için gereken tarih, tutar, sahip ve durum alanları güvenilir mi?

Örneğin eksik kaydedilen satışları araştırırken yalnızca kayıtlı satışları örneklemek eksik işlemleri bulamaz. Test amacına göre sevkiyat, fatura ve ödeme gibi bağımsız kaynaklarla popülasyon oluşturmak gerekebilir.

Yaygın örnekleme ve seçim yöntemleri

Basit rastgele seçim

Her öğenin seçilme şansı vardır. Homojen popülasyonlarda temsil gücü sağlar; seçim aracı ve rastgelelik tohumu belgelenmelidir.

Sistematik seçim

Rastgele bir başlangıçtan sonra belirli aralıklarla kayıt seçilir. Uygulaması kolaydır; ancak popülasyonda aynı aralıkla tekrarlanan bir desen varsa yanlılık yaratabilir.

Tabakalı seçim

Popülasyon tutar, risk, lokasyon veya işlem türüne göre gruplara ayrılır ve her tabakadan seçim yapılır. Büyük veya yüksek riskli öğeler için daha güçlü kapsam sağlar.

Yargısal seçim

Denetçi yüksek tutar, sıra dışı kullanıcı, hafta sonu işlemi veya önceki hata gibi risk göstergelerine göre kayıt seçer. Belirli riskleri araştırmak için değerlidir; sonuçlar genellikle istatistiksel biçimde bütün popülasyona genellenemez.

Parasal birim örneklemesi

Seçilme olasılığı parasal büyüklükle ilişkilidir. Finansal fazla gösterim risklerinde büyük tutarlara doğal ağırlık verir.

Yüzde 100 veri analizi

Otomasyon bütün popülasyonu belirli kurallarla tarayabilir. Bu, örnekleme riskini azaltır; ancak verinin tamlığı, kuralın doğruluğu ve bulunan istisnaların manuel doğrulaması yine gerekir.

Örneklem büyüklüğü nasıl belirlenir?

Tek bir evrensel tablo yoktur. Kurum metodolojisi ve uygulanabilir denetim standardı önceliklidir. Genel olarak aşağıdaki koşullar daha büyük örnek gerektirebilir:

• Kontrole güvenme düzeyinin veya riskin yüksek olması
• Beklenen sapma oranının yüksek olması
• Kabul edilebilir sapma oranının düşük olması
• Popülasyonun farklı sistem, lokasyon veya işlem türleri içermesi
• Kontrolün manuel ve yoruma açık olması
• Önceki testlerde hata bulunması veya süreçte önemli değişiklik yaşanması

Popülasyon büyüklüğü önemlidir ancak belirli bir noktadan sonra örnek büyüklüğünü aynı oranda artırmaz. Bin işlemden 25 örnek seçiliyorsa on bin işlem için otomatik olarak 250 örnek gerekmez. Tasarım; kabul edilebilir risk ve sapma düzeyine dayanır.

Örnek uygulama: aylık mutabakat kontrolü

Amaç: Banka hesaplarının her ay zamanında mutabık hale getirildiğini ve farkların incelendiğini değerlendirmek.

Popülasyon: 12 ay × 8 banka hesabı = 96 mutabakat. Liste finans sistemi ile banka hesap envanteri kullanılarak doğrulanmıştır.

Seçim: Yüksek hacimli iki hesap için 12 ayın tamamı; kalan altı hesaptan her çeyreği kapsayan rastgele 12 mutabakat. Toplam 36 öğe.

Prosedür: Hazırlama ve inceleme tarihi, imza yetkisi, açık farkların yaşı ve takip kanıtı test edilir.

Gerekçe: Yüksek riskli hesaplara yüzde 100 kapsam uygulanırken diğer hesaplarda yıl içi dağılım korunur. Bu yargısal ve rastgele yaklaşım istatistiksel projeksiyon için değil, kontrol işleyişi hakkında risk bazlı güvence için kullanılır.

İstisnalar nasıl değerlendirilir?

Örnekte hata bulunca doğrudan oranı popülasyona uygulamayın. Önce hatanın niteliğini ve nedenini araştırın. Tekil olay mı, belirli lokasyona mı ait, kontrol tasarımından mı kaynaklanıyor? Aynı nedenin diğer kayıtlarda bulunma ihtimaline göre örneği genişletin veya hedefli analiz uygulayın.

1. İstisnanın gerçek olduğunu süreç sahibiyle doğrulayın.
2. Kök neden ve etkisini belirleyin.
3. Örnekleme yöntemine göre projeksiyonun mümkün olup olmadığını değerlendirin.
4. Beklenen sapma ve başlangıçtaki risk varsayımını yeniden gözden geçirin.
5. Ek test veya yüzde 100 analiz gerekip gerekmediğine karar verin.
6. Yöntem, istisna ve sonuç ilişkisinin tamamını çalışma kağıdında belgeleyin.

IIA Standardı 13.6, örnekleme kullanıldığında yöntemin, popülasyonun, örnek büyüklüğünün ve sonuçların popülasyona yansıtılıp yansıtılamayacağının programda gösterilmesini önerir. Finansal tablo denetimlerinde uygulanabilir ayrı standart ve metodolojiler bulunabileceğini unutmayın.